Dokumen dalam pencatatan keuangan pada dasarnya terbagi menjadi dua bentuk. Yaitu dokumen sumber dan bentuk dokumen pendukung. Dimana kedua dokumen transaksi ini sama-sama penting antara satu dengan yang lain, lantaran mempermudah dalam melakukan arsip data keuangan pada perusahaan jasa ataupun perusahaan dagang.
Akan tetapi yang pasti dokumen sumber sebagai acuan utama dalam membuat laporan sehingga atas dasar inilah setiap bentuk perusahaan akan selalu mengumpulkan segala dokumen yang dapat memberikan informasi tentang keuangan dan lain-lain yang mempengaruhi jalannya perusahaan.
Dokumen Sumber
Dokumen sumber adalah dokumen yang digunakan sebagai acuan dalam membuat sebuah jurnal. Jurnal yang dimasksud meliputi jurnal khusus, jurnal pembelian, jurnal penjualan, jurnal pengeluaran kas, jurnal umum, jurnal penyesuaian, dan lain-lain.
Jenis Dokumen Sumber
Adapun untuk macam dan juga contoh yang terdapat dalam dokumen sumber. Antara lain;
-
Kwitansi transaksi produk
Dokumen yang menjadi bukti dalam sebuah transaksi. Khususnya untuk menjelaskan barang yang telah dibeli oleh seseorang.
Barang tersebut diberi penjelasan sesuai dengan barang yang dipilih oleh pembeli. Hal-hal yang termuat dalam sebuah kwitansi transaksi produk antara lain, no kwitansi, tanggal, keterangan barang, nominal yang dibayar, jenis barang, jumlah yang dibayar, tanda tangan penyetor, dan tanda tangan penerima.
-
Kwitansi bukti pembayaran
Dokumen yang diberikan ketika seseorang telah membayar produk yang dibeli. Bukti pembayaran atas sejumlah uang yang telah dibayarkan kepada penjual. Definisi Kwitansi ini dianggap sebagai bukti pembayaran yang diakui oleh pihak yang terkait. Dokumen ini juga menunjukkan adanya kesepakatan antar kedua belah pihak.
-
Kwitansi transfer uang
Dokumen penting kwitansi yang biasa digunakan dalam transaksi keuangan di perbankan. Ketika seseorang melakukan transfer dana ke orang lain maka akan mendapatkan bukti ini.
Kwitansi ini sebagai bukti ketika telah melakukan transaksi berupa transfer, setoran tunai, dan lain-lain. Beberapa komponen yang tercantum dalam kwitansi ini antara lain, nomer rekening yang dituju, pengirim atas transaksi tersebut, dan jumlah uang yang ditransfer.
-
Kwitansi cash receipt
Dokumen yang menjadi bukti adanya kas masuk dan keluar. Pencatatan kas masuk dan keluar memberikan kemudahan bagi bagian keuangan untuk membuat laopran. Bukti yang lengkap akan mengurangi adanya kesalahan dalam membuat sebuah laporan keuangan. Pemilik perusahaan juga tidak merasa dirugikan apabila laporan keuangan yang dibuat jelas.
-
Kwitansi Serah Terima Uang
Dokumen yang digunakan sebagai bukti atas transaksi yang telah dilakukan. Bukti pihak yang diberi uang telah menerima dan proses transaksi dianggap sah. Kedua belah pihak telah menyetujui hal tersebut sebagai bukti yang kuat atas transaksi yang dilakukan.
-
Nota kontan
Salah satu bukti yang biasanya dibuat ketika perusahaan berupa perusahaan dagang dan manufaktur. Bukti ini salah satu bentuk dokumentasi transaksi atas pembelian atau pembelian secara tunai. Arti nota dibuat rangkap dua yang diberikan kepapa pembeli dan disimpan pemilik toko. Nota tersebut disebut nota asli dan salinan nota.
-
Faktur
Faktur memiliki beberapa jenis hal ini disesuaikan dengan kegunaan masing-masing. Faktur yang digunakan sesuai dengan jumlah barang, jenis transaksi, dan lain-lain. Faktur membuat beberapa komponen yang disesuaikan dengan fungsinya.
Definisi faktur tidak memiliki keistimewaan apapun tentu saja faktur sering digunakan dalam transaksi jual beli dalam dunai usaha perdagangan.
-
Nota kredit
Kerapkali ketika seorang membeli secara kredit akan mendapatkan bukti transaksi salah satunya adalah nota. Nota ini dapat digunakan sebagai bukti yang kuat apabila terdapat barang yang datang tidak sesuai pesanan atau mengalami kerusakan.
Ketika ada komplain dari pelanggan maka pemilik toko dapat memeriksa kembali dokumen yang dimiliki oleh penjual biasanya berupa faktur, hal ini sebagai rujukkan dalam pengembalian barang. Nota dalam makna kredit biasanya digunakan untuk semua pembeli atau hanya pada pembeli tertentu semua itu tergantung pada pemilik toko.
-
Nota debet
Dokumen yang penting untuk beberapa pihak untuk melakukan tindakan tertentu apabila terdapat ketidak sesuaian dengan apa yang diinginkan.
Bukti transaksi pengembalian barang yang dibeli secara kredit. Nota ini juga dapat digunakan untuk bukti ketika akan melakukan pengurangan faktur atas transaksi tertentu. Pembeli yang melakukan ini akan menunggu balasan dari pemilik toko. Jawaban dari pihak yang terkait maka akan menjadi pencatatan adanya penyesuaian atas suatu transaksi.
-
Bukti memorial
Salah satu pesan yang digunakan dalam sebuah perusahaan adalah memo. Memo ini sendiri sejatinya telah banyak dipergunakan dalam berbagai kepentingan baik antara bawahan dengan atasan atau dengan sesama karyawan yang ada dalam perusahaan.
-
Cek
Salah satu dokumen yang mudah digunakan dalam transaksi jumlah besar. ciri dari dokumen sumber ini antara lai, terdapat kata “cek”, terdapat nama bank yang akan dituju (tempat menarik uang), disebutkan tanggal dan tempat cek dikeluarkan, jumlah nominal uang beserta keperluannya, dan tanda tangan penarik.
-
Bilyet giro
Bilyat giro dapat digunakan untuk transaksi dagang dengan jumlah uang yang besar. banyak orang yang menggunakan bilyet giro untuk melakukan penarikan uang.
Bilyet dalam arti giro yang dapat digunakan adalah bilyet giro yang memenuhi syarat berdasrkan ciri bilyet giro yang sudah diketahui. Apabila terdapat kesalahan penulisan sedikit saja maka fungsi bilyet giro sudah tidak bisa digunakan atau dianggap tidak sah.
-
Bukti kas masuk
Bukti kas masuk biasnaya diterbitkan sebuah kwitansi yang menyatakan banyaknya uang yang masuk per tanggal. Bukti kas masuk dapat dilihat dari catatan harian toko, baik dari pendapatan rutin atau pendapatan yang bersifat Semua pendapatan ada catatannya.
-
Bukti kas keluar
Ketika perusahaan melakukan transaksi pembelian atau menggunakan uang perusahaan harus ada bukti otentiknya. Langkah ini tentusaja dilakukan agar dapat mengurangi adanya penyelewengan dana atas suatu kepentingan tertentu.
Nah, itulah tadi penjelasan yang bisa kami berikan pada semua kalangan berkenaan dengan pengertian, macam dokumen sumber, dan contohnya. Semoga memberikan wawasan bagi kalian yang memang sedang membutuhkan referensinya.
