Pengertian Nota, Ciri, Macam, Fungsi, dan Contohnya

Bukti pembayaran bisa dikatakan sebagai segala sesuata yang penting untuk melengkapi arsip pada setiap transaksi pada perusahaan dagang. Dimana prihal inilah bukti pembayaran memiliki jenis yang beragam salah satunya ialah nota. Nota yang sering kita lihat dan digunakan oleh para pedagang.

Nota tersebut memiliki beberapa macam sesuai dengan fungsinya. Ketika ingin mengenali sebuah nota maka kita dapat melihat dari ciri nota tersebut. Berikut merupakan pembahasan tentang pengertian nota, ciri, macam, fungsi, dan contohnya. Artikel ini akan menambah pemahaman kita tentang nota.

Nota

Sebuah nota pasti memuat sebuah catatan dalam transaksi tertentu. Hal-hal yang terdapat dalam nota diantaranya jumlah, harga, jumlah yang harus dibayar, tanggal, nama penerima, dan lain-lain. Semua yang tertera dalam nota dapat menjadi catatan untuk toko tersebut.

Nota sendiri banyak dipergunakan pada toko-toko baik toko grosir atau toko eceran. Nota menjadi sesuatu yang umum digunakan sebagai bukti dalam transaksi. Nota juga sebagai alat pencocokan antara barang dan transaksi yang tercatat.

Ketika terdapat barang yang kurang sesuai juga dapat menggunakan nota untuk mengembalikan barang kepada pemilik toko. Ketika pengembalian tersebut pemilik toko juga akan memberikan nota lagi dengan jenis nota yang berbeda. Nota ini akan membantu pemilik toko untuk melakukan penyesuaian dalam transaksi yang telah dicatat.

Nota tidak hanya digunakan untuk transaksi penjualan, namun juga dapat digunakan untuk bukti transaksi lainnya. Transaksi dalam nota ini memiliki banyak manfaat bagi pemilik usaha. Pemilik usaha sangat memerlukan nota ini.

Hal yang tercatat dalam nota dapat mempengaruhi catatan debit kredit dalam transaksi perusahaan. Nota juga dapat membuat melihat dengan cepat jumlah barang yang terjual dalam satu hari atau satu bulan.

Pengertian Nota

Nota adalah bukti transaksi yang telah dilakukan secara tunai yang biasanya dibuat oleh penjual yang kemudian diberikan kepada pembeli. Apabila kita memperhatikan transaksi dalam sebuah toko maka nota dibuat rangkap dua, satu untuk pemiliki toko dan satu untuk pembeli.

Nota salah satu bukti yang sah dalam sebuah transaksi. Hal ini sudah diakui oleh berbagai pihak. Nota dapat dijadikan bukti ketika terjadi kesalahpahaman dalam sebuah transaksi. Nota ini akan menjadi bukti yang kuat.

Nota dalam suatu perusahaan atau toko dibuatkan arsip sehingga semua data transaksi ada dalam transaksi tersebut. Arsip dapat sewaktu-waktu digunakan dalam kondisi tertentu. Setiap tahun suatu perusahaan pasti membuat arsip tersebut.

Penjual menggunakan nota tidak hanya untuk penjualan tunai melainkan juga untuk transaksi lainya. Salah satu transaksi yang menggunakan nota ialah ketika terdapat potongan pembelian, retur, dan lain-lain.

Pengertian Nota Menurut Para Ahli

Adapun definisi nota menurut para ahli, antara lain;

1. Kamus Besar Bahasa  Indonesia, berdasarkan KBBI nota adalah tanda jual beli secara kontan atas suatu produk tertentu. Nota tidak bisa terlepaskan dari perusahaan yang melakukan transaksi jual beli.

Ciri Nota

Berikut merupakan ciri nota;

1. Terdapat nama perusahaan, nama perusahaan diikuti dengan alamat yang jelas dan kontak yang dapat dihubungi.
2. Nomor nota, nomor nota dibuat sesuai dengan urutan yang dibuat oleh perusahaan.
3. Tanggal transaksi, tanggal dilakukannya transaksi pembelian produk tersebut.
4. Jumlah barang, jumlah masing-masing barang yang dibeli dari toko tersebut.
5. Jenis barang, jenis menyesuaikan keinginan pembeli yang kemudian dicatat dalam nota.
6. Harga satuan, keterangan harga setiap produk dengan karakteristik tersendiri.
7. Jumlah harga, jumlah harga setiap jenis barang sesuai dengan jumlah barang yang dibeli dalam jumlah barang.
8. Total harga, total keseluruhan dari harga barang yang dibeli. Total harga ini biasanya sudah dikurangi diskon untuk pembeli tetap.
9. Nama penerima, penerima ini dapat kita sebut dengan pembeli. Penerima yang dimaksud ialah penerima barang yang dibeli.

Macam Nota

Apabila kita melihat sekilas tidak terdapat perbedaan antara nota satu dengan yang lain. Kita melihat perbedaan mungkin hanya pada logo atau nama toko yang tertera. Namun lebih dari itu sebenarnya jenis nota tidak hanya satu melainkan terdapat beberapa jenis nota.

Macam nota tersebut diantaranya nota kontan, debit, dan kredit. Berikut penjelasan tentang macam nota tersebut,

1. Nota kontan, bukti atas transaksi yang dilakukan untuk mendokumentasi transaksi atas pembelian atau pembelian secara tunai. Nota ini dibuat rangkap dua yang biasa kita sebut nota asli dan salinan nota. Salinan nota biasanya digunakan untuk arsip pemilik toko.
2. Nota kredit, bukti atas transaksi penerimaan kembali barang yang telah dijual secara kredit kepada pihak tertentu. Barang tersebut dikembalikan barang yang datang tidak sesuai pesanan atau mengalami kerusakan. Pemilik toko akan memeriksa kembali dokumen faktur yang sebelumnya untuk melakukan penyesuaian atas barang yang dikembalikan kepada penjual. Penggunaan nota kredit ini dapat diberlakukan untuk semua pembeli atau hanya pada pembeli tertentu semua itu tergantung pada pemilik toko.
3. Nota debit, bukti transaksi atas pengembalian barang yang telah dibeli dengan cara kredit atau terjadinya pengurangan harga faktur karena barang yang telah dibeli mengalami kerusakan atau kualitas yang datang tidak sesuai dengan pesanaan. Pemilik toko yang melakukan pembelian ini akan menunggu balasan dari pihak pemilik toko tempat ia membeli barang. Ketika sudah mendapat tanggapan maka ia akan melakukan pencatatan dalam jurnal penyesuaian milik toko tersebut.

Fungsi Nota

Bebagai jenis nota yang telah dijelaskan diatas tentu memiliki fungsi tersendiri pada masing-masing jenis nota. Terdapat fungsi nota secara umum yang dapat kita gunakan dalam sebuah usaha kita. Berikut merupakan fungsi nota,

1. Mengetahui jumlah produk yang terjual, Ketika kita ingin melakukan pencatatan transaksi dalam laporan keuangan maka kita perlu mencatat jumlah produk yang terjual. Produk yang terjual tersebut juga untuk mengetahui jumlah persediaan apabila menggunakan sistem pencatatan persediaan dengan metode perpertual.
2. Jumlah total pembayaran, Memuat jumlah barang yang terjual dilengkapi dengan harga dan jenis barang yang terjual. Jumlah pembayaran tersebut juga dapat masuk dalam catatan jumlah penjualan dalam hari itu.
3. Sebagai pengingat, Ketika arsip terdokumentasi dengan baik apabila terjadi perselisihan dalam pencatatan kita dapat melihat nota yang terarsipkan dengan baik. Pencatatan dapat disesuaikan dengan arsip yang tersedia.
4. Tanda terima, Ketika tertera nama penjual dan pembeli maka bagi pembeli dapat digunakan sebagai bukti bahwa telah menerima barang yang dijual beli kan tersebut. Kemudian dapat dilihat dapat dengan wujud jumlah barang yang datang.
5. Bukti transaksi dalam laporan keuangan, Bukti transaksi sangat jelas perlu dalam transaksi keuangan. Bukti transaksi ini menjadi pegangan utama dalam pencatatan.

Cara membuat nota

Ketika kita ingin membuat nota sendiri maka kita dapat memanfaatkan software yang ada. Kita dapat memanfaatkan microsoft excel untuk mencatat transaksi. Apabila kita ingin mencetak nota juga dapat memanfaatkan aplikasi ini.

Kita cukup membuat kolom-kolom yang diperlukan untuk mencatat transaksi yang ada. Bagian atas terdiri logo, nama perusahaan, alamat, dan lain-lain. Bawah logo dibuat kolom-kolom yang diperlukan untuk mencatat transaksi tersebut. Ketika dirasa sudah cukup maka kita dapat mengandakan nota tersebut sesuai dengan yang kita inginkan.

Apabila merasa kesulitan mengguakan aplikasi microsoft excel maka kita dapat memanfaatkan aplikasi lain yang mungkin kita kuasai dalam penggunaannya. Ketika kita menguasai aplikasi yang kita gunakan maka akan mudah membuat sebuah nota yang kita inginkan.

Contoh Nota

Berikut merupakan contoh nota berdasarkan macam-macam nota,

1. Nota penjualan

2. Nota Debit

3. Nota Kredit

Demikianlah artikel lengkap yang bisa kami berikan pada semua pembaca. Berkenaan dengan pengertian nota menurut para ahli, ciri, macam, fungsi, dan contohnya. Semoga bisa memberi referensi bagi kalian yang pada saat ini sedang membutuhkan.